Wann und warum lohnt sich eine Lohnbuchhaltungssoftware?

Abrechnung, Lohnlauf und Steuererklärung - den meisten Menschen graust es vor diesen Aufgaben. Lohn- und Gehaltssoftwares sollen es einfacher machen und sind deshalb besonders bei kleinen bis mittelständischen Unternehmen beliebt, deren Budget oftmals keinen eigenen Buchhalter oder eine eigene Personalabteilung vorsieht. Welche Voraussetzungen muss eine solche Software jedoch erfüllen, um wirklich eine Unterstützung darzustellen? Ab wann lohnt sich die Anschaffung? Und welche Kriterien sind bei der Wahl zu berücksichtigen? Smunch hat für Sie recherchiert.
 
 
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Wann investieren

Ob und wann sich die Investition lohnt, ist bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Je mehr Mitarbeiter und je mehr verschiedene Einkommensarten, desto aufwendiger die Lohnabrechnung. Generell steht die Frage nach einer Software in engem Zusammenhang mit der möglichen Kostenersparnis. Dabei gilt zu bedenken, dass die mit der Lohnbuchhaltung beauftragte Person Zeit verliert, in der sie an anderer Stelle eingesetzt werden und möglicherweise Umsatz generieren könnte. Eine entsprechende Software kann den Ablauf beschleunigen und diese Einbußen minimieren. Es ist also zu ermitteln, in welchem Verhältnis die eingesparten Ressourcen zu den Kosten der Software steht.

 

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Sobald Sie sich für die Anschaffung einer Software entschieden haben, bleibt noch, das richtige Modell zu wählen. Was sollte das System mitbringen, um wirklich eine Unterstützung zu sein?

Einfach und verständlich

Idealerweise ist die Software auch für unerfahrene Mitarbeiter einfach zu bedienen und bedarf wenig Einarbeitungszeit. Somit sind Übersichtlichkeit und verständlicher Aufbau ein großes Plus.

 

Vielseitig und flexibel

Obwohl das System einfach sein sollte, ist dies noch kein Grund, auf hilfreiche Anwendungsmöglichkeiten zu verzichten. Vielseitige Optionen, Funktionen und Vorlagen sollen den Alltag erleichtern - und je mehr die Software bietet, desto besser. Die richtige Wahl sollte folgende Tools umfassen:

  • Optionen für verschiedene Mitarbeitergruppen (z. B. Auszubildende, Geringverdiener, Mehrfachbeschäftigte und reguläre Vollzeitangestellte)
  • Die Möglichkeit zur Einbuchung von Ausnahmefällen (wie Einmalzahlungen, Entgeltkürzungen oder -fortzahlungen oder geldwerte Vorteile)
  • Vorlagen für Formulare und Verträge
  • Übersichten zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und Reisekosten
  • Unterstützung bei der Betriebsprüfung
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Darüber hinaus sollte die Option bestehen, von überall und zu jederzeit auf die Daten zuzugreifen, sodass die Abrechnung auch auf Geschäftsreise oder aus dem Home Office erledigt werden kann. Mehrere Zugänge machen zudem eine Aufteilung der Aufgaben möglich.

 

Gute Schnittstellen und smarte Updates

Achten Sie bei der Suche auch darauf, ob die gewählte Software gute Schnittstellen bietet, um Informationen einfach exportieren zu können. So können Sie Daten mit nur einem Klick in Word oder Excel übertragen, die monatliche Abrechnung an das Finanzamt senden - oder die Smunch-Bestellungen Ihres Betriebs integrieren. Da es besonders im Lohnbereich regelmäßig zu Änderungen kommt, sollte Ihr System immer am Ball bleiben. Neue Tarifverträge oder Gesetze können schnell die ganze Abrechnung auf den Kopf stellen. Deshalb sollte die Lohnbuchhaltungssoftware regelmäßig automatische Updates durchführen, um so immer auf dem neuesten Stand zu sein.

 

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Einfach ausprobieren

Um sicherzugehen, dass die neue Software auch zu Ihren Anforderungen passt und alle benötigten Module bietet, empfiehlt es sich, verschiedene Varianten zu testen. Die meisten Softwares bieten einen kostenlosen Probemonat, währenddessen man sich mit dem System vertraut machen kann. Das lohnt sich auf jeden Fall, da Unzufriedenheiten oft erst mit der Zeit auftauchen.

In der Regel bietet eine gute Lohnbuchhaltungssoftware eine große Erleichterung, da sie sicher und zuverlässig durch den besonders für Neueinsteiger sehr unübersichtlichen Bürokratie-Dschungel führt. Dank des Systems lassen sich Fehler oft direkt erkennen und so vermeiden. Zusammen mit der eingesparten Zeit ist die Anschaffung besonders bei einer komplexeren Abrechnung in den meisten Fällen sehr sinnvoll.

Mehr zum Thema Lohnabrechnung, Finanzen und Sachbezüge finden Sie übrigens auch auf unserer Smunch-Website.

Viel Erfolg mit Ihrer Wahl,

Das Smunch Team

 

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